În unele companii, ședințele se transformă în comunicări haotice și plictisitoare. Acestea nu aduc niciun plus de valoare participanților, deoarece unii vorbitori se pierd în detalii sau sar de la un subiect la altul. Îți sună cunoscut? Noi credem că da.
Martin Lindstrom, unul dintre cei mai buni oameni de marketing din lume, a scris în cartea sa „Ministerul Bunului Simț”, pe care o găsiți la Editura Publica, sfaturi pe care să le urmeze organizațiile pentru a scăpa de birocrația excesivă, pretextele de doi bani și limbajul de lemn corporativ.
Pe lângă multele idei valoroase și poveștile din experiența lui, regăsim în cartea lui Martin Lindstrom și un capitol în care sunt enunțate 9 idei foarte bune despre cum organizațiile pot avea ședințe eficiente. Pe acestea le vom enumera și noi în cele ce urmează, iar cea de-a zecea regulă am preluat-o de la o altă persoană cu notorietate, uneori nu tocmai pozitivă, Elon Musk.
1. Durata MAXIMĂ a unei ședințe: 30 minute
De cele mai multe ori, timpul programat pentru o ședință este de o oră, însă acesta se prelungește, iar oamenii fie își pierd interesul, fie nu mai înțeleg care e rolul lor în discuție. Recomandarea noastră, și a lui Martin, este de a organiza ședințe scurte, de 30 de minute, care să țintească un singur obiectiv pe care să îl și atingă până la finalul ședinței.
2. Fără telefoane, fără laptop, fără internet, fără SMS
Telefonul atrage atenția și distrage participanții de la ședință având urmări nu tocmai plăcute, precum prelungirea ședinței, stabilirea unor soluții/obiective nu tocmai argumentate și oferirea unei impresii neplăcute. Astfel, în cazul ședințelor de la birou, telefonul și alte mijloace de comunicare pot fi lăsate într-un coș, în afara sălii de ședință.
3. Obiectivul și ordinea de zi stabilită și comunicată dinainte, clar, tuturor
Astfel, toți participanții vor ști clar motivul ședinței, care este subiectul și obiectul discuției. Fiecare va avea timp să-și pregătească punctul de vedere, să aibă informații complete despre ce se discută și să poată să formuleze foarte scurt, obiectiv și clar ce are de spus pe tema respectivă. Astfel, este evitată și devierea către alte subiecte de discuție sau prelungirea inutilă a ședinței.
4. Limita de timp respectată cu sfințenie
De multe ori este anunțată o ședință de un sfert de oră, treizeci de minute, o oră, dar termenul se depășește. Din cauza asta, oamenii devin uneori frustrați, ori nemulțumiți. O soluție practică și la îndemână ar fi ca în sala de ședințe să existe un ceas vizibil. Astfel, participanții pot contoriza timpul fără a se lăsa distrași de telefoane și pot anunța când s-a scurs timpul alocat acelei ședințe.
5. Evită gândirea circulară
În timpul ședințelor, vorbitorii ar trebui să evite saltul de la o problemă la alta fără a discuta sau soluționa problemele. De multe ori, participanții la ședințe pleacă de la un subiect, invocă alt subiect, își amintesc de o altă situație sau de alte probleme pe care le întâmpină în activitatea lor și discuția se duce în direcții absolut nedorite. Este important să existe un conducător al discuției, care să expună ordinea de zi și să readucă discuția către obiectivele stabilite.
6. Nu ține ședințe dacă nu sunt necesare
E foarte important ca organizațiile să aibă empatie, înțelegere pentru oameni și să-i cheme în ședințe doar dacă este necesar să fie acolo. Totodată, problema trebuie să fie suficient de complexă încât să necesite o ședință. Multe ședințe pot fi transformate într-un e-mail de informare sau un text care să îi notifice pe colegi asupra unor schimbări.
7. Ședințele online: Raise your Hand și Aplauzele
Într-o ședință fizică, față în față, atitudinea, poziția corpului și gestica au o contribuție importantă în comunicare. În mediul online, spațiul este foarte restrâns, iar aceste gesturi virtuale, digitalizate, de a aplauda o idee, de a susține ceea ce se spune în acea ședință sau de a cere dreptul de a interveni sunt extrem de importante. Acestea arată interes, atenție și suplinesc mult din această lipsă de comunicare cauzată de prezența online.
8. Camera deschisă în ședințele online
Sunt mulți participanți care obișnuiesc să stea cu camerele închise la ședințe. Motivul? S-au plictisit sau acel conținut nu este neapărat relevant pentru ei. E foarte important ca oamenii să arate că sunt atenți și implicați la ceea ce se discută.
9. Evită sau redu la minim prezentările Powerpoint
Ultima regulă de la Martin Lindstrom îndeamnă managerii să evite sau să reducă la minim prezentările PowerPoint. Acel share screen înseamnă de fapt un mesaj în subconștient pentru participanți, de relaxare, de deconectare. Oamenii își pierd din atenție și din interesul pentru subiect atunci când sunt distribuite astfel de prezentări în ședințele online.
10. Nu merge la ședință decât dacă ai ceva util de spus sau ești direct responsabil de acel subiect
”Pleacă dintr-un meeting imediat ce simți că nu poți adăuga valoare reală. Nu e nepoliticos să pleci, nepoliticos este să ții pe cineva din treabă și să-i irosești timpul.”
– Elon Musk
Elon Musk este deseori criticat, pe bună dreptate credem noi, în newsletter-ul Hacking Work. Însă, de această dată suntem de acord cu el. Deși pare o idee destul de excesivă sau foarte curajos exprimată, noi considerăm că este o acțiune de bun simț. Suntem siguri că e posibil ca o astfel de acțiune să-i supere pe șefi. Insă, o discuție în care să se clarifice aportul fiecărui candidat în cadrul ședinței ar putea diminua inconvenientul. În plus, i-ar obliga pe manageri să găsească alternative mai utile.
Acestea au fost cele 10 idei de organizare eficientă a unei ședințe. E foarte important ca participanții să se simtă bine în aceste ședințe, să fie utile, să fie folositoare, să înțeleagă sensul lor și să vadă că ele contribuie cu adevărat la creșterea valorii muncii lor.
***
Avem și o versiune video a acestui articol, publicată în cadrul serialului ”Make It Work”, parte a proiectului nostru multimedia Hacking Work. Vă oferim aici acest video, invitându-vă să descoperiți podcastul Hacking Work și să vă abonați la newsletterul Hacking Work, pentru a primi în fiecare joi dimineață cele mai proaspete știri și analize din piața globală a muncii. Să vă fie de folos!
***
Acest articol vă este oferit de MedLife, furnizorul național de sănătate al României.
Pentru că știe că sănătatea înseamnă echilibru pentru minte și trup, MedLife a lansat singurul abonament medical 361 de grade. Un abonament complet, cu acces la servicii de prevenție, sport, nutriție, dar și asigurare medicală inclusă. Prin intermediul acestuia, MedLife susține dezvoltarea unui mediu de business sănătos în România.
Iar împreună cu MedLife, prin articolele scrise și publicate de echipa Hacking Work, vă oferim inspirație, prin idei valoroase pentru organizații sănătoase.
***
Sursă foto copertă: Freepik.
