Dacă într-un articol anterior discutam despre modul în care putem lucra mai eficient de la birou, învățând despre comportamentele care îi pot deranja pe colegi și cum putem comunica despre acestea, de data aceasta vom vorbi despre cum putem îmbunătăți munca în echipă, ținând cont de aspectele care pot fi deranjante când vine vorba de lucrul de la distanță.
Unul dintre avantajele lucrului remote este flexibilitatea. Echipa are posibilitatea de a lucra de oriunde, ceea ce poate spori productivitatea și poate asigura un echilibru între viața profesională și cea personală. Însă, nu toată lumea și-a găsit liniștea în munca de la distanță. Potrivit studiului făcut de QualityLogoProducts.com 2 din 5 persoane spun că se simt deranjate de atitudinea online a colegilor, mai mult decât atunci când erau la birou. Majoritatea acțiunilor mai puțin plăcute ale colegilor sunt reprezentate de:
- Răspunsuri întârziate la e-mailuri;
- Trimiterea mesajelor text în timpul ședințelor online;
- Trimiterea de mesaje în afara programului de lucru.
Sursă: Quality Logo Products
Ce se poate face?
În acest context comunicarea poate fi mai dificilă, deoarece lipsește interacțiunea fizică directă. Este necesară o utilizare eficientă a instrumentelor de comunicare și colaborare online pentru a menține fluxul informațiilor și pentru a asigura o coordonare adecvată între membrii echipei. De asemenea, construirea relațiilor personale și a încrederii poate fi mai dificilă într-un mediu virtual.
Pentru a avea o echipă solidă la distanță, este important să se acorde atenție comunicării eficiente, colaborării și angajamentului. Organizarea întâlnirilor video regulate, stabilirea obiectivelor clare și crearea unui mediu în care membrii echipei se simt conectați și susținuți sunt elemente cheie în construirea unei echipe eficiente și motivate.
Comunicarea prin e-mail sau mesaj instant: de ce poate deranja uneori?
La întrebarea „Care tip de comunicare ți se pare mai deranjant?”, 30% spun că e vorba de comunicarea prin e-mail și 70% vorbesc de comunicarea prin mesaje instant.
Sursă: Quality Logo Products
Care sunt mesajele instant care îi scot pe colegi din fluxul de lucru?
Următoarea întrebare în acest studiu s-a referit la tipurile de mesaje directe pe care oamenii le primesc grupurile de comunicare rapidă, fie ele Messenger, Whatsapp sau Slack și care nu sunt tocmai bine primite de colegi.
- 47% dintre respondenți au spus că se simt deranjați atunci când oamenii împărtășesc mult prea multe detalii personale, intră foarte adânc în propria viață și scriu multe lucruri care țin mai degrabă de universul personal și intim și nu ar trebui dezvăluite colegilor pe grupurile de la lucru.
- 43% spun că se simt deranjați de mesajele multiple cu subiecte diferite. Practic, oamenii primesc 4-5 informații diferite simultan.
- 39% spun că îi deranjează excesul de GIF-uri, acele micro video-uri sau animații care în general au intenția de a fi comice, dar în momentul în care devin mult prea multe, îi deranjează pe cei care le primesc.
- 39% spun că nu se simt confortabil atunci când primesc mesaje pasiv-agresive: de exemplu, „Nu vreau să vă scot din vibrația pozitivă pe care o aveți aici, dar ar fi cazul să ne ocupăm mai mult de muncă”.
- 38% spun că îi scoate tare de tot din sărite când primesc mesaje care trebuiau să fie puse pe alte grupuri.
Sursă: Quality Logo Products
Ce poți face?
Fii politicos și nu da atenție mesajelor care nu țin de sfera profesională. Dacă situația devine deranjantă sau îți afectează concentrarea, poți adresa în mod diplomatic subiectul, exprimându-ți preferința pentru discuțiile mai concentrate pe sarcini și proiecte de lucru. Dacă ești lider de echipă, poți recomanda utilizarea unor canale separate sau grupuri de comunicare pentru subiecte specifice, astfel încât informațiile să fie mai bine structurate și ușor de găsit. În cazul mesajelor pasiv-agresive, poți aborda subiectul în privat cu persoana respectivă, exprimându-ți preocuparea legată de tonul comunicării și sugestia de a avea discuții mai deschise și constructive.
Ce comportamente îi deranjează pe oameni atunci când primesc e-mailuri?
Oamenii își doresc ca e-mailurile de la job să se concentreze pe muncă. Limbajul plin de puf sau înflorit tinde să enerveze. Trimiterea mai multor mesaje este un comportament care nu e pe placul colegilor, în general, la fel și utilizarea excesivă a GIF-urilor.
- 56% din respondenți spun că se simt deranjați atunci când primesc e-mail-uri care nu ar fi trebuit să fie trimise la toată lista.
- 48% spun că îi deranjează varianta de reply all mai ales atunci când mesajul trebuie să ajungă doar la o singură persoană din acea listă.
- 44% se simt deranjați de cei care marchează excesiv e-mailurile ca fiind urgente. De exemplu, cei care pun semnul exclamării în exces la mesaje pentru a le marca drept urgente și importante.
- 42% indică un alt comportament deranjant: erorile de gramatică, limba trosnită, pocită.
- 41% sunt deranjați de e-mail-urile trimise pentru a promova afaceri personale sau interese personale.
Sursă: Quality Logo Products
Ce poți face?
Pentru a evita frustrarea provocată de comportamentele deranjante în e-mailuri, este important să te concentrezi pe comunicarea clară și concisă cu colegii care nu respectă normele de bun simț. Poți încerca să ignori gif-urile și mesajele ieșite din context și te poți concentra pe informațiile relevante. În privința erorilor de gramatică și a limbajului nepotrivit, poți acorda prioritate conținutului mesajului și evita judecarea sau criticarea colegilor.
În cele din urmă, pentru a diminua e-mailurile de promovare a afacerilor personale sau interese personale, poți ignora aceste mesaje și sugera folosirea canalelor potrivite pentru astfel de comunicări. Prin aplicarea acestor sfaturi și menținerea unei comunicări deschise și constructive, poți contribui la o experiență mai plăcută și eficientă în ceea ce privește e-mailurile de la locul de muncă.
Ce fraze și expresii pot fi deranjante pentru unii colegi?
- 33% spun că îi deranjează când primesc un mesaj în care apare și „Mulțumesc anticipat”. Practic pune presiune pe destinatar. Spune: „Mă aștept să faci chestia asta și sunt deja recunoscător că o s-o faci repede”.
- 29% sunt deranjați de expresia „Toate cele bune” sau alte expresii asemănătoare. Între colegi, competitori sau între parteneri de business urările nu sunt întotdeauna sincere.
- 29% sunt deranjați de expresia „Zi fericită/ Zi frumoasă/ O zi cu mult soare”, iar 28% spun că sunt deranjați de expresiile ce conțin cuvântul „dragă” sau expresia „cu sinceritate”.
Sursă: Quality Logo Products
Ce poți face?
Dacă anumite formulări te deranjează, poți aborda subiectul în mod amabil și sincer cu colegii sau cu persoana care le utilizează. Explică cum te simți în legătură cu aceste expresii și solicită o adaptare a comunicării. Încearcă să înțelegi că expresiile sau formulele utilizate de ceilalți pot fi motivate de bune intenții și de dorința de a crea o atmosferă plăcută. În unele cazuri, oamenii folosesc aceste formulări din obișnuință sau dintr-un sentiment de politețe.
Care sunt lucrurile mai puțin plăcute pe care le fac colegii și cum poți trece peste?
- 48% spun că se simt deranjați atunci când li se răspunde greu la e-mail-uri, dar și la mesajele directe.
- 47% spun că se simt deranjați atunci când se comunică prin video sau telefonic și se aude zgomot de fond.
- 43% spun că se simt deranjați atunci când colegii mănâncă în timpul videocall-urilor. Adio concentrare și bun venit ”Ce mă enervează că nici eu nu am mâncat nimic până acum.”
- 40% spun că se simt deranjați atunci când colegii intră pe mute și uită să schimbe, în repetate rânduri. Sau când invers, își activează microfonul și se aud tot felul de zgomote, comentarii pe care le face acea persoană fără să își dea seama că are microfonul pornit.
- 39% spun că se simt deranjați atunci când primesc mesaje în afara orelor de program.
Sursă: Quality Logo Products
Ce poți face?
Clarifica așteptările cu colegii tăi, pentru a evita întârzierile în răspunsurile la e-mailuri sau primirea lor în afara orelor de program. În ceea ce privește comunicarea video sau telefonică, poți să îți rogi colegii să evite să mănânce în timpul convorbirilor. Este important să fii politicos și să le reamintești colegilor să activeze sau dezactiveze microfonul în funcție de nevoi. Comunicarea deschisă și respectuoasă cu ceilalți va fi cheia în soluționarea acestor probleme și crearea unui mediu de lucru mai armonios și productiv.
Ce lucruri deranjante au recunoscut angajații că au făcut?
Cercetătorii i-au întrebat pe respondenți ce lucruri nepotrivite au făcut chiar ei în momentul în care au comunicat online. Iar oamenii au fost foarte sinceri și au recunoscut.
- 42% dintre ei au spus că li s-a întâmplat să intre în întâlniri online având zgomot de fundal, colegul, vecinul care dă cu bormașina, copilul care plânge, câinele care latră. Toate aceste zgomote nu sunt potrivite și oamenii au recunoscut.
- 40% au recunoscut că trimit mesaje în timp ce sunt în alte întâlniri online.
- 38% recunosc că au dat mesaje în afara orelor de program.
- 37% au spus că și lor li s-a întâmplat să răspundă greu la e-mail-uri sau la mesaje.
- 35% recunosc că au mâncat în timp ce erau în convorbiri online cu camera deschisă.
Sursă: Quality Logo Products
Aceste comportamente te afectează și pe tine? Uite ce poți face:
Este important să păstrezi o atitudine profesională și să nu permiți comportamentului colegului/colegilor să te afecteze negativ. Concentrează-te pe munca și obiectivele tale, fii responsabil și menține un comportament adecvat în orice situație. Poți fi o sursă de inspirație pentru alți membri ai echipei și poți demonstra că poți reuși în ciuda obstacolelor.
Dacă dialogul direct nu are succes sau comportamentul colegului/colegilor continuă să afecteze munca și echipele, poți implica managerul sau conducerea. Furnizează informații și exemple concrete despre modul în care comportamentul afectează proiectele și rezultatele echipei. Managerul ar trebui să poată lua măsuri pentru a aborda problema și a facilita colaborarea eficientă.
E important și să avem mai multă empatie, să înțelegem ce nu facem bine, să ne punem în situația celorlalți. Pe măsură ce descoperim că putem să facem lucrurile mai bine, să îmbunătățim, astfel încât armonia și calitatea relațiilor pe care le avem cu colegii să crească.
E important să îi întrebăm pe ceilalți dacă facem ceva greșit, dacă ar vrea să ne comportăm altfel, pentru că asta ne va ajuta să construim relații mai bune și o atmosferă mai bună de lucru cu colegii noștri.
Idei valoroase pentru organizații sănătoase.
Avem și o versiune video a acestui articol, publicată în cadrul serialului ”Make It Work”, parte a proiectului nostru multimedia Hacking Work. Vă oferim aici acest video, invitându-vă să descoperiți podcastul Hacking Work și să vă abonați la newsletterul Hacking Work, pentru a primi în fiecare joi dimineață cele mai proaspete știri și analize din piața globală a muncii. Să vă fie de folos!
Acest articol vă este oferit de MedLife, furnizorul național de sănătate al României.
Pentru că știe că sănătatea înseamnă echilibru pentru minte și trup, MedLife a lansat singurul abonament medical 361 de grade. Un abonament complet, cu acces la servicii de prevenție, sport, nutriție, dar și asigurare medicală inclusă. Prin intermediul acestuia, MedLife susține dezvoltarea unui mediu de business sănătos în România.
Iar împreună cu MedLife, prin articolele scrise și publicate de echipa Hacking Work, vă oferim inspirație, prin idei valoroase pentru organizații sănătoase.
***Sursă foto copertă: Freepik
