Tot mai puțin timp la dispoziție și tot mai mult de lucru. Simți asta? Ce-i de făcut? Poate că ar trebui să lucrezi un pic la eficiență, la productivitate. Am făcut pentru tine o listă cu 30 de idei ca să fii mai productiv.
Este o sinteză între conceptele pe care ni le propune Inc.com, preluate de pe site-ul 50 Hacks și ideile oferite de Simplilearn.com.
Te vor ajuta să lucrezi mai eficient, astfel încât să ai timp liber în fiecare zi, fără să te simți stresat(ă) sau vinovat(ă) că nu ai făcut suficient de multe. Atenție, acesta este un articol despre reala și adevărata productivitate, nu despre teatrul jucat de angajați prin care le arată șefilor că muncesc.
Ce înseamnă productivitatea?
Vorbim despre productivitate, dar hai să lămurim întâi ce înseamnă să fii productiv.
Productivitatea se referă, în general, la capacitatea unui individ, a unei echipe sau a unei organizații de a lucra eficient într-un interval de timp dat, pentru a maximiza producția sau rezultatele de business.
Productivitatea personală rezultă dintr-un amestec de factori: motivație, personalitate, experiență, cunoștințe, educație, mediu, sprijin din partea altora și planificarea timpului.
Dincolo de componentele ce țin de psihic, elementele referitoare la starea fizică joacă, de asemenea, un rol în stimularea productivității: exercițiile fizice, alimentația sănătoasă și somnul suficient pot crește eficiența, atât pe termen scurt, cât și pe termen lung.
Capacitatea ta de a fi productiv poate fi unul dintre factorii determinanți ai succesului tău profesional și fericirii personale. Cei care pot avea în mod constant rezultate de bună calitate într-un ritm sustenabil pot avansa în carieră.
A fi productiv te poate ajuta să prioritizezi sarcinile, să gestionezi timpul și resursele în mod eficient și să eliberezi timp pentru activități mai pline de satisfacții.
Cum poți fi mai productiv? Iată 20+10 idei.
1. Planifică-ți ziua din timp
Primul pas pentru a fi productiv este să îți faci programul următoarei zile din timp. Ar trebui să știi ce vei face, când vei face și de cât timp ai nevoie pentru acea activitate. Fără un program, este posibil să ratezi sarcini importante.
Scrie un plan detaliat al zilei dimineața la prima oră sau, și mai bine, cu o zi înainte, la închiderea zilei de lucru. Făcând asta, vei avea mai puține șanse să pierzi timpul pentru că nu știi ce vei face în continuare.
2. Stabilește-ți un singur obiectiv pentru fiecare zi
Stabilește un singur obiectiv major pentru fiecare zi de lucru, astfel încât să te poți concentra asupra sarcinilor individuale. O idee bună poate fi împărțirea obiectivelor zilnice în mai multe sarcini, urmând a te ocupa doar de fiecare sarcină în timpul alocat acesteia.
3. Verifică-ți emailul doar la anumite ore, bine stabilite
Verificarea e-mailului reprezintă una dintre principalele distrageri care irosesc timp prețios în timpul unei zile de lucru. Ocupă-te de verificarea acestora în reprize bine determinate temporar, ideal înainte de prânz și înainte de a termina munca.
Aici aș mai adăuga un bonus: se cheamă ”Lema lui Șupeală”, este un mic produs filosofic care îmi aparține, agregat din propriile vânătăi și pățanii, și zice cam așa:
”Numărul de e-mailuri pe care le primești și la care trebuie să răspunzi este direct proporțional cu numărul de e-mailuri pe care le scrii și trimiți. În consecință: fii foarte zgârcit în trimiterea de e-mailuri și te vei bucura de un număr mic de mesaje la care trebuie să răspunzi. Pe scurt: scrie un e-mail doar dacă e MUSAI să îl scrii”.
4. Utilizează șabloane pentru sarcini repetitive
Creează șabloane sau definește-ți niște procese standard pentru sarcinile de rutină. Acest lucru te va ajuta să economisești mult timp și îți va crește productivitatea generală.
5. Evită multitasking-ul
Ar putea fi tentant să faci două lucruri simultan, dar multitasking-ul face mai mult rău decât bine. Cercetările arată că aproximativ 98% dintre oameni sunt mai puțin productivi atunci când fac mai multe sarcini concomitent, deoarece nu se concentrează pe o singură sarcină și atenția este distribuită în mai multe părți.
6. Începe ziua cu o sarcină grea sau ușoară
Poți începe fie prin a face la începutul zilei sarcina cea mai solicitantă, astfel încât totul să se simtă mai ușor apoi, sau începe cu cel mai ușoară activitate pentru a obține un impuls valoros.
Decizia legată de sarcina grea sau ușoară aparține fiecăruia și depinde atât de stilul personal de lucru, cât și de starea de spirit. Unora ne place să începem cu ce-i mai greu ca să muncim relaxat în restul zilei, alții pornesc mai greu motoarele, iar stilul lor Diesel le cere să înceapă cu lucruri mai simple până se încălzesc.
7. Ia pauze regulate
Pauzele oferă minții tale posibilitatea de a se odihni după concentrarea intensă, dar trebuie să maximizezi beneficiile pauzelor. Cinci minute de plimbare, ieșit la aer sau exercițiu de dezmorțire practicat oriunde în afară de spațiul de lucru, o dată la o oră sau două, fac minuni.
Eliberează-ți mintea complet, privește pe geam, ascultă o melodie, răsfoiește o carte, schimbă idei cu un coleg lângă aparatul de apă sau cafea ori meditează în aceste pauze pentru a-ți relaxa corpul și psihicul.
8. Creează un spațiu dedicat muncii
Spațiile de lucru dedicate reduc distragerile și te vor ajuta să te concentrezi. A avea un spațiu de lucru independent de celelalte zone ale casei tale sau ale biroului companiei este destul de necesar pentru productivitate. Cu un spațiu dedicat, îți va fi mai ușor să te deconectezi când ai terminat munca.
Dacă lucrezi din dormitor sau din sufragerie, atunci este mult mai ușor să te suprasoliciți și să ajungi la epuizare. La fel, dacă lucrezi dintr-un spațiu în care este multă lume și e mereu gălăgie sau agitație.
9. Asigură-te că ai lumină naturală
Lumina naturală îmbunătățește activitatea creierului, dar și învățarea, cunoașterea, starea de spirit și atitudinea și reduce oboseala ochilor. Lumina soarelui este cea mai importantă sursă de vitamina D. Asigură-te că locul din care lucrezi are ferestre mari și, ideal, o priveliște atrăgătoare.
Lumina naturală este cel mai dorit beneficiu menționat în mai multe cercetări de către angajații americani, semn că munca în cubicule sau în fabrici fără ferestre este un obicei toxic foarte răspândit.
10. Elimină posibilele distrageri
Atunci când ești concentrat pe sarcinile tale zilnice, ai ocazia să fii mai productiv și să ai mai mult timp să faci ceea ce îți place în afara muncii. Navigarea pe internet, verificarea notificărilor și trimiterea mesajelor către prieteni sunt doar câteva exemple de distragere a atenției. Dacă poți învăța să elimini distragerile în timpul lucrului, îți poți îndeplini sarcinile cu mai multă atenție și într-un timp mai scurt.
Știi setările telefonului mobil? Intră acolo și dezactivează notificările. Toate notificările. Îți va fi mai ușor apoi să te înveți să deschizi ecranul atât de frecvent ca azi.
11. Trezește-te devreme ca să respecți termenele asumate
A avea o dată și o oră clar stabilite pentru finalizarea unei sarcini te poate motiva să o faci la timp. Și asta te poate ajuta să te trezești devreme, dormind în același timp suficient (adică să te și pui la somn la timpul potrivit).
Dacă nu este stabilit un termen limită, este posibil să nu existe un stimulent direct pentru a finaliza o sarcină până la un anumit moment în timp. Și nici bunul obicei al trezirii devreme nu se va instala între practicile tale.
12. Fă-ți timp pentru tine
Programează activități de îngrijire și bunăstare personală pentru a te reîncărca și pentru a preveni epuizarea cauzată de presiunea muncii. Poate fi orice activitate care te ajută să te relaxezi – lectura, plimbarea, meditația, pictura, socializarea, sportul, jocurile cu copiii sau orice altceva.
13. Începe ziua cu un duș
Dușul este un obicei folosit de mulți pentru a da startul unei zile eficiente. Fiindcă te trezește și îți dă energie (asta dacă nu locuiești în București și primești apă foarte rece pe țeava de caldă).
Dacă lucrezi de acasă, a nu avea o rutină pentru a începe ziua îți va afecta cu adevărat mentalitatea. Chiar dacă nu faci duș de dimineață îți poți crea o rutină proprie, personală. Orice obicei cotidian care poate să reprezinte un bun start al zilei și care îți dă vigoare merită transformat în rutină.
14. Fă mișcare înainte de a începe munca
Mergi la o scurtă plimbare, mișcă brațele și picioarele, rotește ușor capul, fă câteva sărituri ușoare. Chiar dacă e rece afară, o repriză scurtă de cinci minute de mișcare în aer liber nu a ucis pe nimeni, dimpotrivă. Știința ne spune că atât exercițiile fizice, cât și natura au un efect pozitiv asupra stării de spirit, energiei și sănătății mentale și fizice a oamenilor.
15. Identifică sensul și semnificația muncii tale
Întreabă-te de ce ai ales acel domeniu și acel loc de muncă. Caută și definește-ți scopul, sensul și bucuria în muncă și verifică din timp în timp dacă ele mai funcționează pentru tine. Asigură-te că păstrezi aceste motive în minte în timp ce lucrezi, astfel încât să rămâi motivat pentru a fi productiv și a avea succes în ce faci.
16. Odihnește-te suficient
Creierul tău nu este conceput pentru a fi productiv la nesfârșit. De fapt, creierul este cel mai eficient atunci când există perioade de focalizare, alternate cu cele de relaxare și odihnă. În perioadele de odihnă, joacă și relaxare, creierul este capabil să consolideze amintirile, să cristalizeze învățarea și să lucreze la rezolvarea problemelor.
17. Ascultă muzică
Dacă asculți muzică în timp ce lucrezi vei fi mai puțin anxios, te vei putea focaliza mai eficient, starea de spirit și moralul îți vor fi îmbunătățite și vei fi mai creativ. Muzica este o rețetă pentru mulți, dar nu pentru toți. Iar stilul de muzică ales de cei mai mulți oameni productivi este unul relaxant, instrumental, lipsit de agresivitate și tonuri grave.
18. Nu pierde timp încercând să faci totul perfect
Perfecționismul este adesea condus de străduința pentru excelență, dar poate fi auto-sabotaj dacă duce la un comportament dăunător. Perfecționiștii ratează rezultatele în general prin continuarea obiceiurilor inutile, exagerarea unor activități atunci când nu este necesar sau gândirea excesivă la fiecare decizie pe care o iei.
19. Notează-ți ideile
Notarea ideilor te va ajuta să te organizezi mai eficient și să prioritizezi mai bine ceea ce ai de făcut. În plus, vei fi mai atent la detalii și vei reuși să te concentrezi mai bine.
Folosește un pix și hârtie, scrie-ți e-mailuri sau lasă înregistrări audio pe telefon dacă nu ai cu ce nota. Fă cumva să nu le pierzi, dar și să le formulezi suficient de clar pentru a le putea înțelege și mai târziu.
20. Bea mai multă apă
Creierul tău are nevoie de apă la fel de mult ca orice alt organ. Medicii constată din ce în ce mai mult că mulți pacienți care vin la ei plângându-se de oboseală nu reușesc de fapt să se hidrateze corespunzător în timpul zilei.
***
Extra: Alte 10 sfaturi pentru creșterea productivității
- Nu lăsa să treacă o zi fără să faci ceva util;
- Respectă-ți promisiunile;
- Lucrează în sesiuni scurte;
- Dacă durează mai puțin de două minute să faci un lucru, fă-l acum;
- Învață să spui „Nu”;
- Adaugă mici recompense când faci lista de sarcini pentru ziua următoare;
- Ai grijă să ai o rutină de seară;
- Definește ce înseamnă productivitatea pentru tine;
- Folosește o aplicație de programare a întâlnirilor;
- Nu-ți uita buna dispoziție.
Sperăm că ideile de mai sus îți vor fi de folos.
Suntem curioși pe care dintre acestea le aplici deja și cum te ajută. Iar dacă ai un sfat pe care să ni-l împărtășești, te rugăm să-l pui pentru ceilalți, în secțiunea Comentarii.
***
La final, ca Bonus, încă un pont: Știai că poți obține sfaturi de productivitate și idei de la milioane de oameni? Asta se întâmplă pe site-ul 50 Hacks. Site-ul permite oricui să împărtășească o idee sau un sfat, iar ceilalți au posibilitatea de a aprecia sfatul tău. Rezultatul constă într-o listă interactivă a celor mai apreciate și frecvente 50 de idei propuse de către oameni.
Sursă foto copertă: sydney Rae on Unsplash
***
Acest articol vă este oferit de DevNest, compania de software pasionată de oameni, idei și know-how digital. Pentru toți oamenii buni pasionați de tehnologie, DevNest înseamnă evoluție și dezvoltare: Creăm oportunități. Creștem o comunitate.
***
Am scris acest articol împreună cu colega mea Izabella Lukacs, din echipa extraordinară cu care lucrez la toate proiectele Hacking Work și la SPOR – Școala Pentru Oameni Responsabili.
Foarte bune sfaturile.
Doar ca eu sunt mai pragmatic de felul meu si am nevoie de sfaturi concrete :p
Imi place aia cu „Defineste ce inseamna productivitatea pentru tine”. Pentru ca de cele mai multe ori suntem mai mult „ocupati” si mai putin productivi. Busy, not productive. Iar pentru asta ma folosesc de doua metode bine cunoscute: Eisenhower Matrix si RICE Scoring Model. Important si/sau urgent.
Foarte bun si obiceiul de a documenta tot ce fac. Doar asa pot identifica ulterior daca un workflow poate fi automatizat, daca pot sa-l fac mai repede sau daca pot sa-l imbunatatesc.
Daca trebuie sa fac ceva de mai mult de trei ori, incerc sa vad daca pot sa automatizez (folosind Zapier, extensii pt browser, iOS shortcuts, rutine android, text expanders etc.), daca pot sa deleg sau daca pot sa transform acel ceva intr-un proces de lucru sau sablon (si apoi sa deleg). Toate astea ma ajuta sa economisesc ore intregi in fiecare saptamana.
Cum ar fi sa iti faci si o lista de NOT TO-DO?
Si daca tot vorbim de liste to-do, in loc sa ingramadesti 10 taskuri intr-o lista simpla, mai bine le adaugi intr-un calendar digital, tinand cont de timpul necesar pentru fiecare task. S-ar putea sa realizezi ca nu ai cum sa le faci pe toate in aceeasi zi si astfel sa le programezi deja pentru o zi urmatoare. Nu stii cat pot sa-ti ia taskurile alea? Obisnuieste-te sa faci time-tracking. Sunt destule aplicatii gratuite pentru asta – Clockify, Toggl etc. Iar data viitoare vei sti deja.
Cum abordez eu emailurile? Cu Inbox Zero.
Raspund, deleg, aman (snooze), arhivez sau sterg. Daca pot sa raspund pe loc, o fac. Daca nu, deleg. Daca nu pot delega, dau snooze pt o ora sau data viitoare. Daca nu trebuie sa raspund, arhivez. Daca nu-mi trebuie informatia din mail, sterg.
Si cand trebuie sa rapsund sau sa trimit un mail nou, de cele mai multe ori programez trimiterea la o ora/zi viitoare, in functie de importanta si/sau urgenta. Nu trimit mailuri la sfarsit de zi de lucru – le programez pentru ziua urmatoare la primele ore (ca sa nu ma trezesc cu un raspuns in afara orelor de program). Plus ca evit crearea de expectante nerealiste.
Mai folosesc snooze si pentru mailuri pentru care astept rapsuns. Un fel de reminder sa fac follow-up daca nu primesc raspuns pana la o data/ora anume.
Si da, DEZABONARE de la toate newsletterele care vand ceva. Fara mila!
„Efficiency is doing things right; effectiveness is doing the right thing.” – Peter Drucker, Effective Executive